Efektivní zapracování nového člena obchodního týmu představuje pro většinu firem významnou časovou i finanční investici. Doba, než se nový obchodník plně zorientuje v produktech, klientele a interních postupech, může trvat měsíce. Nasazení CRM systému, konkrétně řešení typu Bohemia CRM, však tento proces výrazně zkracuje a systematizuje. Místo spoléhání se na ústní předávání informací a stínování seniorních kolegů získává nováček okamžitě přístup k strukturované znalostní bázi a jasně definovaným procesům.
Centralizace dat jako základní kámen adaptace
První překážkou pro každého nového obchodníka je absence historie. Neví, co se s kterým klientem řešilo, jaké jsou jeho preference nebo v jaké fázi se nacházejí rozjednané zakázky. Bohemia CRM tento problém eliminuje tím, že slouží jako centrální paměť firmy.
Nový zaměstnanec po přihlášení do systému okamžitě vidí:
-
Kompletní historii komunikace: Všechny e-maily, poznámky z telefonátů a zápisy ze schůzek jsou uloženy přímo na kartě klienta v Adresáři. Nováček si tak může před prvním kontaktem nastudovat kontext vztahu se zákazníkem, aniž by se musel doptávat kolegů.
-
Strukturované informace o klientech: Díky uživatelsky definovatelným polím v Bohemia CRM Professional vidí obchodník přesně ty údaje, které firma považuje za klíčové pro segmentaci a úspěšný prodej (např. velikost firmy, obrat, používané technologie).
-
Vazby mezi dokumenty: Obchodní případy jsou přímo propojeny s relevantními dokumenty (nabídky, smlouvy, poptávky). Nový člověk nemusí prohledávat sdílené síťové disky, vše nalezne na jednom místě u konkrétního případu.
Standardizace pracovních postupů (Workflows)
Největším přínosem CRM pro onboarding je schopnost převést firemní know-how do vynucených nebo doporučených pracovních postupů. V Bohemia CRM lze nastavit tzv. pracovní procesy, které nového obchodníka vedou krok za krokem celým prodejním cyklem.
Tato standardizace zajišťuje, že i juniorní obchodník dodržuje osvědčené postupy:
-
Definice fází obchodního případu: Systém jasně definuje, jaké kroky musí následovat po prvním kontaktu (např. kvalifikace leadu -> zaslání prezentace -> sjednání schůzky -> vypracování nabídky). Nováček nemůže přeskočit důležité mezikroky.
-
Automatizace rutiny: CRM může automaticky generovat úkoly na základě změny stavu obchodního případu. Pokud obchodník přesune případ do fáze "Zaslána nabídka", systém mu automaticky vytvoří úkol "Ověřit doručení nabídky" s termínem za 48 hodin.
-
Šablony komunikace: Pro sjednocení firemní komunikace může nový obchodník využívat předpřipravené šablony e-mailů pro různé situace, které jsou dostupné přímo z rozhraní CRM.
Řízení aktivit a supervize bez mikromanagementu
Pro manažera obchodního týmu je náročné neustále kontrolovat, zda nový podřízený vykonává správné aktivity ve správný čas. Bohemia CRM umožňuje nastavit systém aktivit a úkolů tak, aby byla kontrola přirozená a méně invazivní.
Manažer může nováčkovi naplánovat sadu vstupních aktivit přímo do jeho kalendáře v CRM. Následně přes manažerské přehledy vidí, zda jsou tyto úkoly plněny v termínu. Není potřeba se každý den ptát "jak to jde", protože systém poskytuje reálná data o počtu oslovených klientů, sjednaných schůzkách a posunech v obchodních případech.
Důležitým prvkem je také zastupitelnost. Pokud nový obchodník udělá chybu nebo si neví rady, manažer či seniorní kolega může díky sdílení dat okamžitě nahlédnout do konkrétního obchodního případu a poskytnout relevantní radu založenou na skutečném stavu věci, nikoliv jen na dojmech nováčka.
Dlouhodobé přínosy pro firemní kulturu
Využití CRM při onboardingu není jen o zrychlení adaptace jednoho zaměstnance. Jde o budování kultury, kde jsou informace majetkem firmy, nikoliv jednotlivých obchodníků. Noví zaměstnanci, kteří od prvního dne pracují s kvalitním CRM nástrojem, si rychleji osvojí návyky systematické práce a disciplíny při evidenci dat, což je pro dlouhodobý úspěch obchodního oddělení klíčové.